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小心职场电子邮件的雷区

发布时间:2017-10-13 14:39:22人气:343
 

在职场上,如果你发送了一封善意的电子邮件,却收到了无礼的回应,你很可能在无意中冒犯了别人而不自知。从“你应该知道”(asyou are aware)到“请指教”(pleaseadvise),职场书面用语的细微含义可谓千差万别,这使通过电子邮件进行职场沟通成了一个社会性难题:一旦在错误的时候使用错误的词汇或短语,你就很容易冒犯或惹恼别人。

  美国乔治敦大学语言学教授德博拉·塔尼认为,电子邮件沟通“是个雷区,因为你看不到人们作何反应”。在职场中使用电子邮件,既能成功表达观点、达成所愿,又不会被人误解的方法,其实有很多。以下是一些关键的行为准则。

  发送之前再检查一遍

  我们都会在具体的文字和口吻之外,通过电子邮件传达一些微妙的意思。就连你的邮件长度和所用语法,也是你思考过程的体现。然而,你很难预测这封邮件会给别人留下什么印象。我们通常会直接点击“发送”按钮,而忘了思考对方将作何解读。

  "写邮件时,我们往往不会问自己这样的问题:我表达清楚了吗?我会不会被人误解?"美利坚大学语言学教授、《屏幕上的文字:数字时代的阅读命运》一书的作者纳奥米·巴伦说。

  纳奥米·巴伦指出,写完邮件后,以“读者”的角度再通读、检查一遍,是非常必要的。因为一旦邮件发出去,“很多人会据此评价你”。

  使用传统格式及习惯表达

  近年来,在大量即时通信平台的影响下,许多年轻的职场人士认为,“电子邮件是老人用的东西”。巴伦认为,“这种态度其实在为电子邮件重新塑造越来越正式的形象”。

  曾经在印度、南非和英国工作,后来定居美国密歇根大学安娜堡分校的英语教授迈休米塔·拉西里表示,不使用传统电子邮件的格式和习惯表达,可能让你显得没有见识。

  拉西里表示,在电子邮件的开头使用“亲爱的”(dear)或“祝你一切安好”(hope you'rewell)这样的话,非但不会显得老气横秋,反而效果很好,并能帮助读者更加轻松地阅读你的邮件。“使用那些很常规的开头和结尾模式,有助于增强你的职场可信赖度,因为那表明你知道自己在做什么。”

  适当体现情绪和性格

  位于美国旧金山的电子邮件附加功能开发商Boomerang的联合创始人亚历克斯·摩尔表示,一封能体现你情绪和性格的邮件,更容易取得较好的沟通效果。

  2016年,Boomerang对35万封电子邮件进行的调查研究显示,感情色彩较为积极或消极的电子邮件,其获得的回复率,比那些看起来不温不火的邮件高出10%到15%。

  “你当然不希望显得过分积极或过分消极,但不可否认,即便是在书面格式中,人们仍然会对情绪做出反应。"摩尔说。

  行文宜简不宜繁

  Boomerang的调查研究还显示,越是行文用语简单的电子邮件,越容易得到反馈。在该调查中,用小学3年级的语言水平撰写的电子邮件,获得了53%的回复率;而以大学语言水平写就的邮件,回复率仅有39%;以幼儿园语言水平写就的邮件,回复率为46%。

  简单的语言还可以帮助你规避一些文化误解。拉西里警告称,你或许认为自己是在使用文绉绉的语句表达礼貌,但在某些地方,那些用语可能产生负面反响。她表示,在英国,诸如"不幸的是,这是……"(unfortunatelythis is...)或者"我很遗憾……"(Iregret...)这样的话,都是礼貌客套之语;但在其他文化环境下,类似的话可能冒犯对方。例如,“在美国,直接表达感谢比较容易。”拉西里说,“在美国,类似于‘我担心'(I'mafraid)这样的用语,会被解读为负面的暗示,而非礼貌用语。"

  注意令人费解的标点符号

  人们对感叹号、省略号、大写字母的使用及其表达的含义,有着很多不同的观点。年轻人或许认为,在电子邮件里使用感叹号显得比较友好,但年龄较大的职场人士很少使用这种符号。拉西里说,对20多岁的人来说,"感叹号只是表示你们是朋友,而句号表示态度严肃"。

  省略号同样会令人困惑,它对年龄较大的人来说表示句子结束,但对比较年轻的人来说,却包含负面含义。拉西里补充称:“对有的人来说,在电子邮件里使用大写字母很可能是在表达愤怒,但在老一辈眼中却并非如此。”

  不同性别对电子邮件的解读也可能存在有差异。塔尼在研究中发现,有的人认为,不在电子邮件中使用感叹号、重复字母(例如sooo或loooove)或者其他符号来表达自己情绪的女性很冷酷。但她发现,如果换成很少表达情绪的男性,就不会给人留下这种印象。男性发送的邮件往往较短,而且有时会包含笑话,而塔尼警告称,这可能被收件人误解。

  改变口吻

  虽然用专业而礼貌的口气进行邮件交流总是对的,但随着关系的加深,以及你和收件人之间越来越熟悉,你便可不再那么一本正经。塔尼给出的建议是,“模仿对方的口吻”。

  如果你仍为自己的商业邮件会被如何解读感到焦虑,你可以求助于技术。一些在线文本分析工具,诸如Boomerang公司开发的“Respondable”和IBM公司开发的“ToneAnalyzer”等,都可以帮助你解读信息中的言外之意。

  “我们都会在自己的文字中反映不同的情绪和语言风格。"IBM工程师拉玛·阿基拉久说。人工智能会分析一段文本的用词、长度和标点符号等各种信息,以此判断这段内容是否积极、讨人喜欢或充满自信。

  思考结尾

  Boomerang的联合创始人摩尔指出,电子邮件的最佳结尾方式是展望未来和表达感谢。

  Boomerang的调查显示,用“提前感谢”(thanks inadvance)来结尾可以获得65%的回复率,在所有结束语中排名第一。其他比较成功的结束语还包括:“谢谢”(thanks)、“谢谢你”(thankyou)和“非常感谢”(cheers)。“你需要展示你的感激之情。”摩尔说。

  不过, “如果你说的太多,或者显出过分渴望回复,例如‘不要犹豫,立刻给我打电话’(don't hesitate tocall),却会让人感觉你有些心胸狭窄,而不是乐于助人。"拉西里说。她认为,"这其实是一种消极进攻,会让收信人再三思考自己的回复产生的影响。”

  任何书面内容都可能引发误解,所以下次当你快速回复别人时,请回过头来检查一下,确保自己没有在无意之间表现出冒犯或进攻性。除非,你的本意就是如此。

 

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